Toplantı Tasarımı

Toplantılar, her sektörde büyük veya küçük çaplı olarak yapılır. Sonuçları ve verimliliği ise her ortamda tartışılır. Yenilenen dünyada karşımıza çıkan bir kavram “Toplantı Tasarımı” ise, toplantılara farklı bir metot ile yaklaşmayı sağlamaktadır. Bugün her şeyi tasarlıyoruz; sosyal medyayı, düğünleri, organizasyonları, ofisleri, iş süreçlerini bu noktadan baktığımızda toplantı tasarımı konusu aslında kaçınılmaz bir hal almaktadır. Toplantı tasarımını yapılmaması durumunda toplantılar ile ilgili istatistikler aşağıdaki gibidir:

Toplantılar ile ilgili olarak istatistiklere bakacak olursak,

• Kurumlar her yıl 3 MİLYAR’ın üzerinde toplantı yapıyor
• Yöneticiler çalışma saatlerinin %40 – 50 ‘sini toplantılarda geçiriyor
• Toplantı katılımcılarının %90’ı toplantı sırasında hayal kurduklarını beyan ediyor.
• Toplantı katılıcımalarının %73’ü başka bir işle ilgileniyor
• Toplantıların %25 ilgisiz konuların tartışılması ile kayıp zaman olarak adlandırılıyor

Toplantı istatistiklerinin bizlere yukarıda gösterdiği üzere Toplantı yapmak değil, Toplantıyı en efektif şekilde tasarlamak önemli olandır.

Toplantı Tasarımı

Toplantı Tasarımında Düşünülecek Önemli Noktalar

Konsept olarak öncelikle fiziki ortam ve fiziki nesneler konusunu tasarlamaktan başlamaktadır.  Kullanıcı deneyimi kavramının ne kadar önemli bir hal aldığını biliyoruz. Bu noktada toplantılarımızda biz de düşüncelerimiz, yaratacağımız beyin fırtınası ve herkesin odaklanmış bir şekilde orada olmasını istiyorsak fiziki ortamda katılımcılar için toplantı konularına deneyim yaratacak şeyler oluşturmakta fayda var … Eğer bir toplantı salonunuz var ve tekrar toplantı salonu tasarımı yapmayı düşünmüyorsanız o zaman küçük objeler, rahatlık sağlayan ufak değişimler ile yenilik sağlayabilirsiniz.

Toplantı tasarımında TEKNOLOJİNİN ÖNEMİ toplantılarda sadece konuşmak, sadece soru sormak artık istediğimiz sonuçlara ulaşmamızı sağlamayacaktır. Bu noktada toplantıya katılan farklı kişilik tipleri dahilinde iletişim kanallarına yönelik; görselliği, sesi, dokunsallığı kullanmak adına teknolojik imkanlardan yararlanmak önemlidir.

Toplantı tasarımınıza başlamadan önce, toplantınızdan etkilenecek/etkilenmesi gereken kişileri düşünün;

• Toplantı odasında kimler olacak ve odada var olan kişilerin nelere ihtiyacı var?
• Odada olmayacak kişiler içerisinde toplantıdan etkilenecek/etkilenmesi gereken kimler ve ihtiyaçları neler?

Toplantı tasarımınızın istediğiniz en mükemmel şekilde sonuçlanması için;

Aşağıdaki soruyu yanıtlamak oldukça önemlidir:

“Eğer toplantı mükemmel derecede başarılı olursa, toplantı sonucunda insanlar ne hissedecek, bilecek ve yapacaklar ?”  İşte bu soruda elde edilen sonuçları toplantı gündeminde ele almak baştan insanların algılarını bu şekilde oluşturmayı sağlayacaktır. Böylece katılımcıların toplantıya iştirak etme nedenleri bilinir hale gelmiş olacaktır.

Yaratıcı toplantı tasarımında “toplantı gündemini” navigasyon gibi kullanmak gerekir. Hedefinize ulaşmak için en çabuk, güvenli ve etkili yol hangisi? İlk adım olarak insanlar arasına karışarak nereye gitmek istediğinizi anlatmanız, ikinci adım tam adres ve hedefi tanımlamak.

Toplantı Tasarımınızı Yaptıktan Sonra

Toplantı tasarımınızı yaptıktan sonra mutlaka tasarım planını test etmek gerekmektedir. Bunu test etme yöntemi taslak gündem programınızı paylaşabilirsiniz veya toplantı tasarımınız konusunda geri bildirimler isteyebilirsiniz.  Bu yanıtlarla daha fazla empati kurabilirsiniz.  Toplantı tasarım kavramanı uygulayan kişiler veya kurumlarda toplantıya katılan kişilerin tutumlarında ciddi anlamda değişiklik gözlenmiştir.

Toplantı tasarımı süreci ilk başta size uzun zaman alan bir süreç gibi gözükebilir. Bu konuda birkaç çalışma yaptıktan sonra bu sürecin standartlara oturduğunu, zaman tasarrufu sağladığını ve daha az toplantı yaptığınızı göreceksiniz. Yapılan toplantı sayısından çok, toplantıdan elde edilen sonuçlar, insanların toplantıya katılma şevki ve zaman tasarrufu sizi ve kurumunuzu daha üretken ve daha keyifli hale getirecektir.

Toplantılarınızda kullanacağınız dijital sunumlar ve toplantı tasarımlarınız için MG-ARTI ailesi olarak birlikte çalışmaktan mutluluk duyacağız http://www.mgarti.com/hizmetlerimiz